新学期刚开始那会儿，档中段实动化我帮当老师的何根表姐整理全年级月考成绩。看着她手动调整三百多份学生成绩单的据成绩字格式，光标在文档里来回跳动得像是现自跳踢踏舞，我忽然意识到：这活儿完全可以用WPS自带的排版自动化功能搞定啊！
数据整理：别让格式耽误正事
记得先把原始成绩表收拾利索，档中段实动化就像做饭前要洗菜切菜。何根在WPS表格里检查这三个地方：
- 数字别带单位：89分直接写"89"，据成绩字别画蛇添足写"89分"
- 别用合并单元格：表头老老实实用单层标题，现自合并单元格会让后续处理抓狂
- 统一小数位数：建议保留1位小数，排版用「开始」→「增加小数位数」批量设置
常见数据格式对照表
| 错误示例 | 正确示例 | 处理方式 |
| 张三,档中段实动化95,良好 | 张三\ 95\ 良好 | 替换中文逗号为制表符 |
| 缺考 | 0 | 统一替换特殊标记 |
| 85-90 | 87.5 | 计算区间平均值 |
样式设置：给成绩穿上合适的外套
在WPS文字里新建样式就像准备不同场合的衣服。我常用这三个定制样式：
- 「突出显示」样式：红色加粗，何根用于不及格分数
- 「优秀标记」样式：深蓝斜体，据成绩字标注90分以上的现自尖子生
- 「常规显示」样式：普通黑色，覆盖中等成绩
设置路径在「开始」→「样式」→「新建样式」，排版记得在格式里选好字体、颜色、段落间距。有次给某培训机构做排班表，提前设置好的样式让整个排版效率提升了三倍不止。
手动调整vs自动排版对比
| 操作类型 | 耗时（100人份） | 出错概率 | 修改难度 |
| 纯手工调整 | 2-3小时 | ≥30% | 牵一发而动全身 |
| 条件格式 | 15分钟 | ≤5% | 修改规则即可 |
| 邮件合并 | 8分钟 | ≈2% | 数据源单独维护 |
自动化核心：邮件合并妙用
这个功能简直是批量处理的神器，操作起来就像玩拼图：
- 准备好带标题行的Excel成绩表
- 在WPS文字新建空白文档，点「邮件」→「打开数据源」
- 在需要插入成绩的位置点「插入合并域」
- 最后点「合并到新文档」一键生成所有记录
上周帮社区做疫苗接种统计，200多人的信息半小时就搞定。有个小窍门：在表格里加个「序号」字段，合并时选「当前记录」，能自动生成带编号的文档。
进阶技巧：条件语句加持
在插入域代码时用IF函数，比如「{ IF 数学 >= 60 "及格" "补考" }」，注意大括号要用Ctrl+F9生成。有次帮企业做绩效考核，就用这个功能自动生成评语，领导还以为我加了什么神秘插件。
格式微调：让机器听话的小机关
- 固定行高：在表格属性里勾选「指定高度」，防止内容撑开页面
- 跨页断行：在「表格属性」→「行」里取消「允许跨页断行」勾选
- 批量缩进：用「查找替换」功能，把制表符^t替换为特定缩进
有回帮学校做获奖证书，发现用Alt+拖动标尺能快速对齐所有项目名称，这招现在已经成为我的保留技能。
数据验证：最后的防线
合并前务必做这三项检查：
- 在Excel里用「数据验证」限制分数范围（0-100）
- 用「条件格式」→「重复值」检查学号是否重复
- 在WPS文字里按Ctrl+H查找多余的空格和段落标记
上次帮朋友处理竞赛名单，就是靠数据验证发现有两个同名同姓的学生，避免了一场可能的乌龙事件。
保存与分发：别让努力白费
建议存两份文件：带域代码的模板文档+合并后的PDF版。用「文件」→「输出为PDF」时，记得勾选「书签」选项，这样生成的目录可以直接跳转。有次公司年会抽奖，就是靠这个功能快速生成带跳转链接的中奖名单。
窗外的桂花香飘进来，文档最后一行的光标还在轻轻闪烁。保存好刚生成的成绩文档，顺手给保温杯续上热水——这套自动化流程用熟了，处理五百人的成绩单也不会手忙脚乱啦。